Hoe de juiste ERP software selecteren? – Deel 1

Hoe de juiste ERP software selecteren? – Deel 1

6 mei 2021

De keuze van de juiste ERP softwareoplossing is de sleutel tot succes. Maar wat is ERP nu eigenlijk precies? Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat gebruik maakt van een gecentraliseerde database die alle benodigde gegevens bevat om de administratieve verwerking van de verschillende bedrijfsprocessen te optimaliseren. Kortom: Een ERP-systeem automatiseert bedrijfsprocessen over de afdelingen heen op basis van gedeelde informatie. 

Met een goede implementatie bespaar je tijd, energie en geld. Creëer je de nodige ruggengraat en inzichten voor een optimale administratieve afhandeling. Hierdoor zal niet alleen de klantentevredenheid, maar ook de tevredenheid van de eigen medewerkers en de samenhang tussen de verschillende afdelingen sterk toenemen. De meeste systemen zijn modulair opgebouwd en afhankelijk van de noodzaak kan men de gewenste modules activeren en uitrollen. De zoektocht naar de meeste geschikte ERP-oplossing is dan ook een cruciale beslissing in de toekomst van uw bedrijf, zeker in een groeifase. Een stappenplan zet u op weg om de juiste keuze te maken. In deze blog de eerste drie stappen. In een volgend blog komen de stappen 4 tot en met 6 aan bod. 

Stap 1: Bepaal welke bestaande en nieuwe processen er minimaal dienen opgenomen te worden

Maak een overzichtslijst met alle bestaande processen en acties die vandaag plaatsvinden. Maak daarna gebruik van de MoSCoW-methode om al deze processen te classificeren. Motiveer in een bijkomende kolom ook uw keuze. Voor optimalisaties en nieuwe processen maak je gebruik van drie extra kolommen. De eerste kolom bevat een korte beschrijving van het gewenste resultaat. De tweede kolom een inschatting van de impact op de huidige werking. En tot slot een kolom met de voordelen/winst die u hiermee wenst te bereiken. Voorzie dit minimaal voor alle regels aangeduid als “must have”. 

M - must haves:              deze eisen (requirements) moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is het product niet bruikbaar

S - should haves:             deze eisen zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar

C - could haves:               deze eisen zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is

W - would haves:            deze eisen zullen waarschijnlijk in dit project niet aan bod komen maar kunnen in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn. Ze worden daarom ook wel eens aangeduid als "won't haves".

Indien er twijfel is tussen twee classificaties neem je de minst belangrijke. 

Stap 2: Breng in kaart wie welke functionaliteiten zal gebruiken en uitrollen

Maak een overzicht van alle huidige en toekomstige gebruikers van het systeem. Probeer deze in te delen in groepen/profielen. Noteer bij elke groep/profiel over welke functionaliteiten deze moeten kunnen beschikken en beschrijf ook welke zaken ze zeker niet mogen. Kies voor elke groep/profiel minimaal één spilfiguur (key-user) die gedurende de implementatie de vertegenwoordiger zal zijn van deze groep. Deze gebruikers zullen actief betrokken worden gedurende de verschillende fases van het project. Tijdens de ingebruikname en na het project zullen zij ook het eerste aanspreekpunt worden. Een medewerker kan sleutelfiguur zijn voor meerdere groepen, maar zeker niet voor allemaal. Idealiter is er minimaal ook één iemand die overkoepelend het project zal opvolgen en ondersteunen. Pols alvast voorzichtig eens bij deze personen naar de bereidheid en haalbaarheid om deze taak op zich te nemen.  

Stap 3: Bepaal de doorlooptijd en periode van het project

Het doel is om uw investering zo spoedig mogelijk om te zetten in rendement, met een zo laag mogelijk risico. Probeer de doorlooptijd dus zo kort mogelijk te houden, zeker in een groeiende onderneming. Het is de tijdsbesteding van de key-users die de bepalende factor zal zijn voor de doorlooptijd van de implementatie. Noteer per key-user hoeveel tijd er minimaal per week kan vrijgemaakt worden. Noteer ook eventuele afwezigheden door vakantie, beurzen, opleidingen of andere verplichtingen.

Probeer op basis van deze gegevens een periode af te bakenen waarin het project dient te passen.

Er zijn in theorie twee implementatiestrategieën voor een ERP-implementatie. De strategie van de alles-in-eens ("big bang") of een gefaseerde aanpak. Uiteraard is dit afhankelijk van de situatie, maar voor een groeiend bedrijf is een gefaseerde uitrol of een combinatie van beide meestal de beste optie. Mijn aanbeveling is om te starten met alle “must haves” en eventueel aan te vullen met een aantal “should haves” die de meeste winst opleveren.  

In deel twee van deze blog komen de stappen 4 tot en met 6 aan bod:

Stap 4: Bepaal uw investering

Stap 5: Zoek de juiste oplossing en partner

Stap 6: Zet de eerste stap in de juiste richting 

Bent u op zoek naar advies en ondersteuning bij uw keuze van de juiste ERP software? Neem dan gerust contact met ons op! Wij helpen u graag met de kennis en ervaring die wij ook dat gebied in huis hebben.

Online diensten en ICT Rendementsadvies

Geschreven door Henk op 6 mei 2021.

Heb je naar aanleiding van dit artikel toch nog vragen?

henk@vlkadviseurs.nl
06 - 54 34 42 12

Gerelateerde blogs

30 juni 2022

Leiderschap in turbulente tijden
Accountancy Rendementsadvies

Dit zijn werkelijk buitengewone tijden. Wie had zelfs maar twee jaar geleden gedacht dat grote delen van de wereld strenge reisbeperkingen zouden hebben, bijeenkomsten zouden...

Bekijk

13 juni 2022

Sta je als werkgever open voor het introduceren van een vierdaagse werkweek?
HRM advies Rendementsadvies

Er wordt steeds meer over gesproken: een vierdaagse werkweek. Minder werken voor hetzelfde geld en toch hetzelfde doel behalen, dat is de gedachte achter deze...

Bekijk

19 mei 2022

Soms zit het mee, soms zit het tegen
Werving en Selectie Rendementsadvies

Allerlei maatschappelijke, economische en politieke gebeurtenissen volgen elkaar in rap tempo op. Hou het maar eens bij. Persoonlijk kun je er druk mee zijn, zakelijk...

Bekijk

5 mei 2022

Misverstanden over balanslezen en jaarrekeningen
Accountancy Rendementsadvies

Begin van het jaar is het weer tijd op de jaarrekening op te stellen. De winst- en verliesrekening begrijpen we meestal wel : omzet min...

Bekijk

9 februari 2022

De circulaire economie
Accountancy Rendementsadvies

In de huidige economische wereld staan we voor diverse uitdagingen. Eén van die uitdagingen is hoe maak ik mijn onderneming duurzamer en welke impact heeft...

Bekijk

3 december 2021

Hoever ben jij met de exploitatiebegroting van 2022?
Belastingaangiften Administratieve ondersteuning

Ondernemers bruisen vaak van ideeën en plannen voor hun bedrijf. Het lanceren van een nieuw product, het optimaliseren van de werkwijze waardoor er sneller gewerkt...

Bekijk

19 november 2021

Hoe de juiste ERP software selecteren? - Deel 2
Rendementsadvies Online diensten en ICT

In mijn eerste blog hebben we de eerste drie stappen van de zes besproken. Nog even een reminder: wat is ERP nu eigenlijk precies? Enterprise...

Bekijk

21 oktober 2021

Tip voor ondernemers: neem regelmatig een dag 'vrij'
Accountancy Rendementsadvies

Als ondernemer ben je vaak volop bezig met het bedrijf. Van het aansturen van medewerkers, het inzicht houden/krijgen in de (financiële) resultaten, tot het binnenhalen...

Bekijk

7 mei 2021

Hoe maak je jouw familiebedrijf productiever?
Rendementsadvies

Het begrip productiviteit raakt elk bedrijf; of je nu 15 personeelsleden in dienst hebt of een ZZP’er bent. Zo kwam ik laatst een ZZP’er tegen...

Bekijk

31 maart 2021

Wat levert 5% verbetering van productiviteit op in jouw familiebedrijf?
Rendementsadvies

5% van een uur is 3 minuten, 5% van een euro is 5 cent en op 20 personeelsleden is 5% één personeelslid. Het is wellicht...

Bekijk

9 maart 2021

Wat is er te verbeteren in jouw familiebedrijf?
Rendementsadvies

Er is een groep ondernemers die het altijd aanzienlijk beter doen dan hun soortgenoten. Weet je hoe dat komt? Hun bedrijf is efficiënt georganiseerd, is...

Bekijk

3 maart 2021

Wat is het strategisch actieplan voor jouw familiebedrijf?
Rendementsadvies

Een paar weken geleden schreven we over de onderscheidende waarden van een familiebedrijf. Om te voorkomen dat je opgaat in de massa is het nodig...

Bekijk

24 februari 2021

Continuïteit
Financiering Rendementsadvies

De huidige Covid-19 crisis levert bij veel bedrijven vragen op. En de belangrijkste waar men niet aan wil denken is discontinuïteit van de onderneming. Maar...

Bekijk

24 februari 2021

Waar laat jouw familiebedrijf winst liggen?
Rendementsadvies

Met een resultaat van € 50.000 op jaarbasis kun je tevreden zijn, maar wat als dit per uur € 4 is? Grote kans dat je...

Bekijk

12 februari 2021

winsten privatiseren - verliezen socialiseren
Financiering Rendementsadvies

Een paar weken geleden kwam ik ‘m weer tegen: winsten privatiseren en verliezen socialiseren . Een quote die bij mij is blijven hangen. Zo vreemd...

Bekijk

7 februari 2021

Wat maakt jouw familiebedrijf uniek?
Rendementsadvies

Een familiebedrijf heeft onderscheidende waarden, maar maken deze jouw familiebedrijf ook uniek? Maak even tijd om stil te staan bij wat jouw familiebedrijf uniek maakt. ...

Bekijk

1 februari 2021

Hoeveel winst levert één extra medewerker jouw familiebedrijf op?
HRM advies Rendementsadvies

Stel dat de eerste weken van 2021 zo goed lopen, je de werkdrukte ziet toenemen en je een extra medewerker besluit te werven. Weet jij...

Bekijk

26 januari 2021

Wat leer jij van je nacalculaties?
Rendementsadvies

Je bent druk bezig met je onderneming en bent liever geld aan het verdienen. Waarom moet je dan tijd stoppen in een nacalculatie? Het is...

Bekijk

18 januari 2021

Hoe weet je dat jouw voorcalculatie goed is?
Rendementsadvies

Voordat je aan een opdracht begint en een offerte voor de klant gaat maken, bepaal je je uurtarief en maak je een inschatting van de...

Bekijk

12 januari 2021

Hoe bestuur jij je (familie)bedrijf?
Rendementsadvies

Ben jij dit jaar ook met goede voornemens begonnen? Wellicht heb je voorgenomen om dit jaar meer áán je bedrijf te werken dan erin en...

Bekijk

5 januari 2021

Ben jij als ondernemer / bestuurder wel met de juiste dingen bezig?
Administratieve ondersteuning HRM advies

Het is een goed teken wanneer je als ondernemer (samen met je personeel) druk bent. Maar wanneer je té druk bent, is het niet meer...

Bekijk

24 december 2020

Wat bepaalt het resultaat in jouw familiebedrijf?
Rendementsadvies

Je eigen bedrijf besturen en tegelijkertijd invloed uitoefenen op het resultaat kan lastig zijn. Als ondernemer wil je grip op de resultaatbepalers van jouw familiebedrijf....

Bekijk

16 december 2020

Wat kost jouw familiebedrijf per dag?
Rendementsadvies

Als ondernemer ken je jouw (familie)bedrijf toch door en door? Wij zijn vaak verrast dat veel ondernemers op heel veel belangrijke vragen geen antwoord weten....

Bekijk

10 december 2020

Hoe bepaal jij je kostprijs voor het nieuwe jaar?
Rendementsadvies

Aan het einde van het jaar is het verstandig om een begroting te maken voor het nieuwe jaar. Een begroting zorgt er namelijk voor dat...

Bekijk

1 december 2020

Wat is jouw omzetdoelstelling voor 2021?
Rendementsadvies

Nog een paar weken en dan is het jaar 2020 voorbij. Dit jaar is voor iedereen een bijzonder jaar geweest. Dit geldt in het bijzonder...

Bekijk

15 oktober 2020

Tijd voor verantwoording
Rendementsadvies

Met al het nieuws van deze tijd staan we er niet altijd bij stil, of misschien staat ons hoofd er op dit moment gewoon niet...

Bekijk

20 juli 2020

Toekomstbestendig
Ondernemingsvorm HRM advies

Inmiddels zijn de schoolvakanties begonnen en start (binnenkort) voor velen de zomervakantie. Bedrijven hebben een collectieve zomervakantie, medewerkers gaan op vakantie en u als ondernemer...

Bekijk

11 juni 2020

Na regen komt zonneschijn, of toch niet …….
Belastingaangiften Rendementsadvies

De zomer komt er weer aan, de coronacrisis neigt wat meer naar de achtergrond te verdwijnen en we gaan ons normale leven langzamerhand weer oppakken....

Bekijk

11 juli 2019

Omzet vergroten vanuit je eigen klantenbestand
Administratieve ondersteuning Rendementsadvies

Een schat aan informatie, daar kun je als onderneming zo maar ongemerkt bovenop zitten. En die informatie kun je goed gebruiken. Banken in Nederland doen...

Bekijk

26 juni 2019

Familie-ondernemers leren met en van elkaar bij Familiebedrijvigheid
Waardering Testament

Duurzaam rendement Duurzaam rendement verbeteren in je familiebedrijf is het centrale thema van onze exclusieve training voor familieondernemers. Als je rendement wilt verbeteren moet je...

Bekijk

18 april 2019

Lentekriebels
Accountancy HRM advies

De afgelopen dagen begint de lente weer te kriebelen. De temperatuur stijgt, de zon voel je weer branden en het blijft langer licht. De meeste...

Bekijk

4 april 2019

Time Management
Rendementsadvies Trainingen

Binnenkort start onze training voor (familie)ondernemers. Eén van de onderwerpen tijdens deze training is het plannen en organiseren van je familiebedrijf. Daarbij gaat het ook...

Bekijk

21 maart 2019

Strategisch plan voor het familiebedrijf
Trainingen Bedrijfsopvolging

Een goede structuur, degelijke contracten, een technisch uitgewerkt opvolgingsplan… En toch gaan nog heel wat opvolgingen binnen familiebedrijven niet goed of kunnen beter. De oorzaak...

Bekijk

21 februari 2019

Ik doe mee!
Bedrijfsopvolging Familiestatuut

“Een familiebedrijf is niet zomaar een bedrijf. Het is méér dan een bedrijf. Wij weten dat maar al te goed.” Dat is een mooie quote,...

Bekijk

7 februari 2019

Werken áán het familiebedrijf
Bedrijfsopvolging Rendementsadvies

Een familiebedrijf is niet zomaar een bedrijf. Het is meer dan een bedrijf. Binnen een familiebedrijf werken meerdere generaties of familieleden met veel plezier en...

Bekijk

10 januari 2019

Van zaterdaghulp naar ondernemer in het familiebedrijf
Familiestatuut Financiering

Veel opvolgers van een MKB familiebedrijf zijn al enige tijd binnen het bedrijf werkzaam voordat de eerste stappen worden gezet om het bedrijf (gedeeltelijk) over...

Bekijk

14 december 2018

Winter
Ondernemingsvorm Accountancy

Waar denk je aan bij het woord winter? Sneeuw, kou, krabben, files, gezelligheid, feestdagen, schaatsen? Zomaar wat steekwoorden die naar boven kunnen komen bij het...

Bekijk

13 december 2018

Veel resultaat met een klein verschil
Rendementsadvies

Het behalen van een groot resultaat kun je bereiken met een klein verschil. Dat is zelfs niet ingewikkeld. Je moet alleen leren zien welke kleine...

Bekijk

29 november 2018

Waarom familiebedrijven zo leuk zijn!
Bedrijfsopvolging Fonds voor gemene rekening

Waarom familiebedrijven zo leuk zijn! Het runnen van een familiebedrijf is een complexe zaak. Hoogleraar Randel Carlock is ervan overtuigd dat ze meer waarde creëren...

Bekijk

12 november 2018

Meer winst voor het familiebedrijf
Rendementsadvies

In tijden van economische groei neemt de winstgevendheid van veel bedrijven toe. Dit gaat vrij gemakkelijk als de vraag harder groeit dan het beschikbare aanbod....

Bekijk

12 november 2018

Rendement door Strategie voor het familiebedrijf
Rendementsadvies HRM advies

Eén van de kenmerken van een familiebedrijf is de drive onder de ondernemers en hun medewerkers. Met elkaar wordt iedere dag gewerkt aan een mooi...

Bekijk

1 november 2018

Robotisering zonder mens?
Accountancy Administratieve ondersteuning

De laatste tijd kom ik steeds vaker robotisering bij klanten tegen. Enkele jaren geleden ging het in de MKB-praktijk bij robotisering of automatisering vooral om...

Bekijk

4 oktober 2018

Ondernemen, topsport?
Bedrijfsopvolging HRM advies

Voor degenen die het nog niet weten: ik ben liefhebber van wielrennen. Zomer en winter rijd ik mijn trainingstochten. En in het voorjaar staat de...

Bekijk

18 september 2018

Meer winst voor het Familiebedrijf…
Rendementsadvies

In tijden van economische groei neemt de winstgevendheid van veel bedrijven toe. Dit gaat vrij gemakkelijk als de vraag harder groeit dan het beschikbare aanbod....

Bekijk

6 september 2018

Hoe leuk kan een bedrijfsoverdracht in de familiesfeer zijn!
Accountancy Financiering

Als adviseurs voor het familiebedrijf begeleiden wij veel bedrijfsoverdrachten binnen de familiesfeer. Eén van de leuke aspecten is het contact met bedrijfsoverdrager, bedrijfsopvolger en zijn...

Bekijk

9 augustus 2018

De continuïteit van het familiebedrijf
Accountancy Bedrijfsopvolging

Als familiebedrijf wil je graag je ondernemingsdoelen realiseren. Op weg naar je doelen kom je allerlei obstakels en bedreigingen tegen.  Onderzoek laat zien dat ondernemers...

Bekijk

13 juli 2018

Simpel werkt het best
Accountancy Bedrijfsopvolging

Bij het adviseren van familiebedrijven zijn meerdere benaderingen mogelijk. Sommige adviseurs gaan als detectives op zoek naar de oorzaken van de problemen. Zij geloven dat...

Bekijk

14 juni 2018

Wilt u meer winstgevendheid?
Administratieve ondersteuning Rendementsadvies

Bij veel werkzaamheden en aangelegenheden geldt het Pareto-principe. Is het Pareto-principe van de 80-20 verhouding ook bij u van toepassing? Voor de exacten onder ons:...

Bekijk

2 mei 2018

Passievruchten in het familiebedrijf….
Accountancy Bedrijfsopvolging

Het merk Optimel biedt drinkyoghurt in speciale familieverpakking. De combinatie van passievrucht in een familiepak prikkelde mijn gedachten. Binnen een familiebedrijf wordt namelijk met veel...

Bekijk

1 februari 2018

Boeien en binden
HRM advies Rendementsadvies

In een vorig blog maakte ik een opmerking over maakbaarheid. Die term kwam weer boven toen ik het boekje met de prikkelende titel “De Geluksfabriek”...

Bekijk

25 januari 2018

Rendementsverbetering binnen het familiebedrijf
Trainingen Rendementsadvies

Wanneer heb je een goed resultaat behaald? De antwoorden die op deze vraag worden gegeven wijken erg van elkaar af…. Ik geef een paar voorbeelden: ...

Bekijk

26 oktober 2017

Bedrijfsopvolging
Familiestatuut Rendementsadvies

Opvolging in het familiebedrijf: begin er op tijd mee! Bijna 70% van de Nederlandse bedrijven is een familiebedrijf en leveren daarbij een belangrijke bijdrage aan...

Bekijk

5 oktober 2017

Effectieve managementrapportage
Accountancy Rendementsadvies

In iedere organisatie, en zeker ook in familiebedrijven, wordt er gerapporteerd. Maar er vervolgens iets mee doen, is voor verbetering vatbaar. In de praktijk blijkt...

Bekijk

13 september 2017

Doel bereikt?
HRM advies Accountancy

U leest het op onze website: wij helpen u om uw doelen te bereiken. Dat is mooi, maar hoe dan? U loopt zich dagelijks warm...

Bekijk
Familiebedrijvigheid is ons DNA

Persoonlijk, gedreven en onderscheidend. Met deze drie kernwaarden staat Van Lienden & Kooistra klaar als adviseur voor uw familiebedrijf. Een familiebedrijf is niet zomaar een bedrijf. Het is méér dan een bedrijf. Wij weten dat maar al te goed.

Alles voor familiebedrijven