Hoe de juiste ERP software selecteren? - Deel 2

In mijn eerste blog hebben we de eerste drie stappen van de zes besproken. Nog even een reminder: wat is ERP nu eigenlijk precies? Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat gebruik maakt van een gecentraliseerde database die alle benodigde gegevens bevat om de administratieve verwerking van de verschillende bedrijfsprocessen te optimaliseren. Kortom: Een ERP-systeem automatiseert bedrijfsprocessen over de afdelingen heen op basis van gedeelde informatie.

In de eerste drie stappen kwamen de volgende onderwerpen aan bod:

Stap 1: Bepaal welke bestaande en nieuwe processen er minimaal dienen opgenomen te worden

Stap 2: Breng in kaart wie welke functionaliteiten zal gebruiken en uitrollen

Stap 3: Bepaal de doorlooptijd en periode van het project

Nu dan de stappen 4 tot en met 6.

Stap 4: Bepaal uw investering

Om tot een juiste budgetbepaling te komen zullen er verschillende knopen doorgehakt moeten worden, maar het is alvast aangeraden om op voorhand een maximum bedrag van de totale investering vast te leggen. Doe dit ook zeker ook over een periode van drie jaar tot vijf jaar, hou rekening met vaste en variabele kosten in functie van uw groei. Een vuistregel is om 20% van het implementatiebudget te voorzien voor optimalisaties in de daarop volgende jaren.

Er zal bijvoorbeeld een keuze gemaakt moeten worden tussen een ERP systeem dat op eigen servers zal geïnstalleerd worden of een oplossing die voor u in de cloud zal beheerd worden. Een hybride oplossing is in sommige gevallen ook mogelijk. Hou hierbij ook zeker rekening met beveiliging, back-upstrategie, schaalbaarheid (rekenkracht, geheugen, opslagruimte), netwerk en internetverbinding.

Overweeg je de software te kopen of huur je liever een licentie. Moet iedereen een volledige licentie hebben of zijn er ook gebruikers die sporadisch de software consulteren? Wil ik support- en/of onderhoudscontracten afsluiten. Deze keuzes moeten uiteraard nog niet definitief gemaakt zijn, maar het zal het beslissingstraject aanzienlijk vereenvoudigen.

Stap 5: Zoek de juiste oplossing en partner

Er zijn zeer veel ERP-oplossingen op de markt beschikbaar. Maak op basis van informatie uit brochures, vakliteratuur, internet, aanbevelingen een voorselectie (longlist) van mogelijke oplossingen. Zoek op basis van deze lijst naar bedrijven die deze producten aanbieden. Nodig deze bedrijven uit voor een eerste gesprek waarin ze hun product, branchekennis en aanpak uit de doeken doen. Bezorg hen ook een overzicht van alle ”must haves” uit stap 1 en laat hen deze classificeren:

• Standaard
• Via Add-on
• Via maatwerk
• Niet mogelijk

Maak op basis van deze gesprekken een tweede selectie (shortlist) en nodig deze bedrijven uit voor het geven van een demo. Bezorg hen op voorhand een A4 met daarin de zaken die jullie specifiek aan bod willen zien komen. Ga nu samen met de partner(s) die u hebben weten te overtuigen rond de tekentafel zitten om tot een eerste budgetraming te komen op basis van de informatie uit de vorige stappen. Durf vragen te stellen en zoek ook zeker naar de verborgen kosten.

 Stap 6: Zet de eerste stap in de juiste richting

Nu alle informatie op tafel ligt bent u in staat om in eer en geweten een keuze te maken. Neem enkel een keuze indien u op alle onderstaande vragen volmondig “Ja” kan antwoorden.

• Is het product gebruiksvriendelijk en klaar voor onze toekomst?
• Kan het product voldoen aan al onze “must haves”?
• Kan de implementatie plaatsvinden binnen de door ons vooropgestelde periode?
• Zijn wij klaar om de implementatie aan te vatten?
• Past de budgetraming binnen de totale investering uit stap 4?
• Kunnen wij ons vinden in de aanpak van de partner?

Tot slot nog een aantal tips om te noteren

• Durf te dromen, maar wees realistisch. Zowel qua timing als budget. Hou het haalbaar.
• ERP hoeft niet duur te zijn! Maak vaste prijsafspraken voor zowel tijdens als na het project.
• Een ERP implementatie is geen zuiver IT-project. Betrek tijdig de juiste personen.
• Zet één voor één haalbare stappen met focus op het eindresultaat. Laat uw partner u begeleiden.
• De gebruiker bepaalt voor 50% het succes van de implementatie. Communiceer voldoende.
• Eén groot project langer dan 12 maanden is gedoemd om te mislukken in een groeifase.

Het luistert nauw, de keuze van de juiste ERP software, mede omdat het vele gebieden, processen en mensen betreft binnen uw bedrijf. Een keuze die bepalend is voor de komende jaren. Bent u op zoek naar advies en ondersteuning bij uw keuze van de juiste ERP software? Neem dan gerust contact met ons op! Wij helpen u graag met de kennis en ervaring die wij ook dat gebied in huis hebben.