Dit moet je weten over de WKR en de vrije ruimte
Als ondernemer wil je je medewerkers belonen en slim omgaan met kosten. Met de werkkostenregeling (WKR) heb je daar een krachtig instrument voor in handen. Maar hoe werkt het precies? En belangrijker: hoe haal je er het maximale uit?
Wat is de WKR?
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling van de Belastingdienst die bepaalt hoeveel je als werkgever onbelast aan je medewerkers mag vergoeden of verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan bonussen, kerstpakketten, teamuitjes, sportabonnementen of andere extra’s.
Binnen de WKR heb je een zogenaamde “vrije ruimte”. Dit is een percentage van de totale loonsom dat je vrij mag besteden aan extra’s voor je personeel, zonder dat daar loonbelasting over betaald hoeft te worden.
De percentages voor 2026 zijn als volgt:
- 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom
- 1,18% over het meerdere
Deze percentages worden jaarlijks vastgesteld, dus het loont om dit goed in de gaten te houden.
Waarom is dit interessant voor jou als ondernemer?
De voordelen zijn zowel financieel als HR‑technisch aantrekkelijk:
- Fiscaal voordeel: je kunt medewerkers extra belonen zonder hoge werkgeverslasten
- Meer waardering: netto voordeel voelt als een échte bonus
- Flexibiliteit: je bepaalt zelf hoe je de vrije ruimte inzet
De WKR is daarmee een strategisch instrument dat zowel kosten bespaart als betrokkenheid verhoogt.
Hoe benut je de vrije ruimte optimaal?
Veel bedrijven laten kansen liggen. Zonde! Met een slimme aanpak haal je het maximale uit de regeling:
- Plan vooruit: wacht niet tot december, maar verdeel je vrije ruimte over het jaar
- Houd inzicht in je ruimte: zo voorkom je verrassingen achteraf
- Kies bewust vergoedingen: niet alles hoeft in de vrije ruimte, denk aan “gerichte vrijstellingen”.
Wat zijn gerichte vrijstellingen?
Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan werknemers kan geven, zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). Met andere woorden: je kunt deze kosten onbelast vergoeden, zolang ze voldoen aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt.
Het idee hierachter is dat bepaalde kosten zo nauw verbonden zijn met het werk, dat het logisch is dat een werkgever deze vergoedt zonder dat daar belasting over betaald hoeft te worden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer met eigen vervoer, tot maximaal €0,23 per kilometer
- Kosten voor cursussen, opleidingen en studie die relevant zijn voor het werk
- Verhuiskosten als de verhuizing nodig is voor de functie
- Gereedschappen, computers en andere apparatuur die nodig zijn om het werk uit te voeren
- Korting op producten uit het eigen bedrijf (onder voorwaarden)
- Kosten voor een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
En dit is nog maar een greep uit de mogelijkheden.
Let op: om gebruik te maken van gerichte vrijstellingen moeten de vergoedingen en verstrekkingen wel voldoen aan het zogenoemde ‘noodzakelijkheidscriterium’ of andere specifieke voorwaarden. Het is dus belangrijk om goed te beoordelen of een vergoeding daadwerkelijk onder een gerichte vrijstelling valt
Wat als je nog vrije ruimte over hebt?
Stel: je hebt nog vrije ruimte over aan het einde van het jaar. In plaats van een bruto bonus (waarvan vaak een groot deel naar de Belastingdienst gaat), kies je ervoor om deze ruimte slim in te zetten via de WKR.
- Je keert je medewerkers een bonus uit binnen de vrije ruimte
- Dit bedrag ontvangen zij volledig netto
- Tot wel €2.400 per medewerker per jaar
Een eenvoudige manier om méér impact te maken met hetzelfde budget.
De WKR lijkt simpel, maar zit vol nuances. Door slim te sturen op je vrije ruimte kun je jaarlijks duizenden euro’s besparen en je medewerkers extra waardering geven.
Wij helpen onze klanten hier actief bij: van inzicht in de vrije ruimte tot concrete ideeën om deze optimaal te benutten.
Let op: de 80% eindheffing
Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Dat maakt een kleine overschrijding ineens heel duur. Juist daarom is inzicht en planning essentieel.
