Wat begint als een praktische keuze van medewerkers ‘ik neem mijn dagen later wel op’, groeit uit tot een juridisch en financieel risico dat vaak pas zichtbaar wordt bij uitdiensttreding, langdurige ziekte, of reorganisatie.
Veel organisaties hebben hier ongemerkt mee te maken, medewerkers die grote hoeveelheden verlofdagen meenemen naar een volgend jaar. In de praktijk zien wij geregeld dat het risico pas gerealiseerd wordt op het moment dat het te laat is voor de werkgever.
De juridische kaders
Opgebouwde vrije uren, zoals roostervrije dagen, ADV- of ATV-uren en bovenwettelijke vakantiedagen, kennen verschillende vervaltermijnen. Op papier lijkt het overzichtelijk en zou dat
het ontstaan van een stuwmeer aan verlof moeten voorkomen. In de praktijk blijkt echter dat deze uren niet altijd tijdig worden opgenomen, waardoor ze zich toch kunnen opstapelen.
De Hoge Raad bevestigde in 2023 dat alleen beroepen mag worden op dit verval, wanneer jij als werkgever kan aantonen dat de medewerker tijdig, individueel én duidelijk is geïnformeerd over het aantal vakantiedagen die dreigen te vervallen.
Dus een algemene regel in het personeelshandboek of een memo via de nieuwsbrief, is onvoldoende.
De rechtsstaat verlangt dat de medewerker daadwerkelijk in staat is gesteld om het verlof op te nemen.
Wat betekent een verlofstuwmeer voor jouw financiële situatie?
Een stuwmeer aan niet opgenomen verlof staat gelijk aan een mogelijk aanzienlijk financiële waarde. Bij een uitdiensttreding ben je verplicht om openstaande verlofdagen uit te betalen bij de eindafrekening. In organisaties met langdurige dienstverbanden of veel parttimers kan dit bedrag oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar.
Daarnaast kan een groot verlofsaldo bij beëindiging van dienstverbanden leiden tot plotselinge en ongeplande uitgaven, ook op momenten waarop de financiële ruimte beperkt is.
Een werkgever die zijn verlofbeleid niet op orde heeft, creëert daarmee niet alleen een juridisch, maar ook een financieel risico.
Verlof als signaal van werkcultuur
Verlof is ook een duidelijke indicator voor de werkcultuur binnen de organisatie. Het probleem van een verlofstuwmeer ligt vaak niet eens aan de administratie, maar aan het feit dat ‘druk zijn’ een teken is van betrokkenheid. Medewerkers stellen hun vakantie uit, nemen halve dagen op of sparen voor een later moment dat zelden komt.
In de praktijk zie je dat verlofstuwmeren kunnen ontstaan wegens een groter probleem; namelijk een gebrek aan rustmomenten, structurele werkdruk of leidinggevenden die zelf geen goed voorbeeld geven. Het is te eenvoudig om te zeggen dat verlofstuwmeren alleen met een beleid of juiste administratie op te lossen is. Een leidinggevende die periodiek bespreekt hoe een medewerker zijn rustmomenten kan plannen (en deze zelf ook pakt), draagt bij aan een gezond verlofgebruik en positieve invloed op de werkcultuur.
Verlofmanagement
Een effectief beleid omtrent verlof is meer dan het naleven van de wet. Het is een bewuste keuze om verlof als onderdeel van vitaliteits-en risicomanagement te behandelen. Je kunt hierbij gebruik maken van belangrijkste pijlers:
- Juridische zorgvuldigheid: leg vast hoe je medewerkers individueel gaat informeren over hun verlofdagen en documenteer dit. Je voldoet dan aantoonbaar aan je informatieplicht;
- Transparantie: zorg ervoor dat medewerkers op elk moment inzicht kunnen hebben op hun verlofsaldo én vervaldata;
- Cultuur en voorbeeldgedrag: stimuleer de leidinggevenden (of jezelf) om verlof op te nemen en het ook actief te bespreken met je teams/medewerkers. Rust wordt pas normaal gedrag als het zichtbaar gedragen wordt.
Wat kunnen wij bieden jou als werkgever?
Wij kunnen iedereen middels onze kennis en ervaring ondersteunen bij:
- Het juridisch actualiseren van verlofregelingen (conform wet- en regelgeving);
- Het aantoonbaar maken van jouw informatieplicht richting medewerkers;
- Middels onze salarisadministratie Nmbrs kunnen we alle verlofsaldi bijhouden en analyseren;
- Het opbouwen van een beleid om stuwmeren structureel te voorkomen, door bijvoorbeeld verplichte periodes van vakantie;
- Het trainen van leidinggevenden in gesprekstechnieken rondom vitaliteit en verlof.
Wij ondersteunen organisaties bij het creëren van een gezonde bedrijfsvoering door verlof niet als een risico te zien, maar als een vast onderdeel van goed werkgeverschap.
