Effectieve managementrapportage
5 oktober 2017In iedere organisatie, en zeker ook in familiebedrijven, wordt er gerapporteerd. Maar er vervolgens iets mee doen, is voor verbetering vatbaar. In de praktijk blijkt dat 20% van de managementrapportages effectief wordt gebruikt. Oorzaken zijn: veel managementrapportages zijn niet gekoppeld aan de strategie, ze zijn soms te lang en bieden te weinig verband en structuur. Een andere oorzaak is het ontbreken van voldoende aandacht voor evaluatie en bijsturing. Ook de lay-out is belangrijk voor een effectieve managementrapportage. Wilt u een effectieve managementrapportage schrijven of implementeren in uw organisatie? Lees dan de tips in deze blog.
Tip 1: Sluit aan bij uw strategie
De eerste oorzaak van niet effectieve managementrapportages is dat er gerapporteerd wordt zonder dat de inhoud gelieerd is aan de strategie. Als familiebedrijf heeft u een strategisch plan, maar de vertaling daarvan in informatie om uw strategische doelen te realiseren ontbreek vaak nog. Rapportages blijven dan zonder focus en naar het verleden wijzen, waarin de basis is opgenomen, zoals omzet, kosten, resultaat, ziekteverzuim en productie. Managementrapportages die een blauwdruk zijn van uw strategie zijn meer toekomstgericht. Immers de periodieke informatie wordt gebruikt om te sturen op de afspraken die binnen uw organisatie zijn gemaakt om de strategie te realiseren. Regeren is vooruitzien. Tip: Maak de managementrapportage toekomstgericht door de realisatie te vergelijken met de begroting.
Tip 2: Vermeld kernpunten
Een tweede oorzaak van niet effectieve managementrapportages is de gedachte dat een uitgebreide toelichting op de cijfers de managementrapportage verbetert. Er wordt een omvangrijk document gemaakt om de cijfers toe te lichten. Over het algemeen komen de boodschap en de kern dan niet over. Beter is de gedachte: “less is more”. Beperk een rapportage tot de kernpunten. Waar vliegt uw organisatie nu echt uit de bocht? Welke punten zijn belangrijk om te bespreken? Een online rapportagetool biedt u de mogelijkheid om alleen de essentiële informatie op te nemen. Gekoppeld (realtime) aan uw financiële software heeft u direct alle informatie voorhanden voor de bespreek-, beslis- en actiepunten. Geef een korte omschrijving per punt: Wat is het probleem? Wat zijn hiervan de oorzaken? Welke oplossingsrichtingen zijn voorhanden?
Tip 3: Besteed aandacht aan lay-out
Bij sommige managementrapportages wordt weinig aandacht besteed aan de lay-out. De directie of het management moet de cijfers maar lezen, is een veelgehoorde uitspraak. Met deze uitspraak moet je niet raar opkijken dat de rapportages niet gelezen worden of verkeerd geïnterpreteerd worden. De tijden zijn sterk veranderd. Informatie is er in overvloed en moet snel verwerkt kunnen worden. En dan werkt visualisatie uitstekend. Enkele grafieken doen wonderen en vergroten de leesbaarheid. Tip: Gebruik overzichtelijke grafieken.
Tip 4: Maak een lijst met besluiten en (vervolg)acties
Veelal worden de rapportages besproken, maar is er onvoldoende aandacht voor het vervolg. Er wordt geen korte notitie gemaakt van de genomen besluiten en acties, die tijdens het overleg zijn afgesproken. Deze lijst is juist van wezenlijk belang, omdat daarmee gevolgd kan worden of de acties ook (op termijn) effect sorteren. Door het noteren van de besluiten en de acties is het gemakkelijker om de voortgang te volgen. Ook wordt het effect van bijsturen dan zichtbaar. Tip: Maak bij elk overleg over de managementrapportage een lijst met besluiten en acties: Welke actie? Wanneer heeft het effect? Welk effect heeft de actie op kosten of omzet? Moet het beleid bijgestuurd worden?
Heeft u naar aanleiding van de hiervoor genoemde tips nog vragen? U mag gerust contact met mij opnemen.
Geschreven door Henk op 5 oktober 2017.
Heb je naar aanleiding van dit artikel toch nog vragen?
