Tijd voor de zomervakantie, wat moet u als ondernemer weten?

Eindelijk is het weer tijd om met zomervakantie te gaan, steeds meer landen gaan open en het aantal besmettingen neemt af. Werknemers kunnen niet wachten tot dat het zover is, wellicht u ook! Het is tijd om nog een aantal zaken goed te regelen. 

Wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli

Heeft u uw werknemers al geïnformeerd over het vervallen van de wettelijke vakantiedagen die ze hebben opgebouwd in 2020? Elk jaar komen deze dagen per 1 juli te vervallen, deze dagen zijn immers 1,5 jaar geldig, tenzij er iets anders is afgesproken). Het kan natuurlijk zijn dat door huidige coronatijd werknemers geen of minder vakantiedagen hebben opgenomen. Een aantal werknemers waren soms al vrij vanwege het sluiten van de bedrijven (coronamaatregel). 

Het zou dus kunnen zijn dat er nog een overschot aan wettelijke vakantiedagen is blijven staan, die op 1 juli aanstaande vervallen. Als werkgever kunt u een aantal dingen doen:

1. Informeren. Als werkgever bent u verplicht uw werknemers te informeren dat de wettelijke vakantiedagen per 1 juli 2021 komen te vervallen. Laat ze weten dat ze deze dagen moeten gaan opnemen. Doen ze dat niet dan zijn ze de verlofdagen kwijt. Wanneer de werknemers niet geïnformeerd worden dan kan het zo zijn dat de dagen niet vervallen, omdat u als werkgever verplicht bent ze te informeren (natuurlijk tijdig).
2. Vervaltermijn verlengen: In sommige gevallen komt het helemaal niet uit dat werknemers op korte termijn hun wettelijke vakantiedagen gaan opmaken, misschien bent u als ondernemer net weer opgestart. U zou u medewerkers kunnen aanbieden
3. om de vervaltermijn te verlengen tot bijvoorbeeld 31 december 2021 of langer.
4. Was het door de hectiek van afgelopen jaar niet mogelijk om de wettelijke vakantiedagen uit 2020 niet op te nemen, dan hebben deze dagen geen vervaltermijn meer, maar verjaren deze dagen na vijf jaar, zoals bovenwettelijke vakantiedagen. Informeer u werknemers hier schriftelijk over. 

Er zijn ook altijd werknemers die niet graag verlof opnemen. Het is belangrijk dat u uw medewerkers laat weten dat u het belangrijk vindt dat ze verlof opnemen en genieten van vakantie en vrije tijd. Het is immers belangrijk om het welzijn van uw werknemers in stand te houden (bijvoorbeeld om overbelasting te voorkomen), maar ook voor het financiële plaatje van uw bedrijf. 

Wij krijgen met regelmaat het verzoek om wettelijke vakantiedagen uit te betalen, nu het saldo blijft open staan. Helaas mag dit niet, wettelijke vakantiedagen mogen alleen worden uitgekeerd aan het einde van het dienstverband. 

Vakantieplanning

De verwachting is dat veel mensen op vakantie gaan, dus ook uw werknemers. Hierdoor heeft u een beperkte bezetting. Stel dat er ook nog een aantal werknemers in verplichte quarantaine moeten, dit lijdt tot extra personeelstekorten. Wat kunt u doen?

1. Vakantie-aanvraag: is er nog geen vakantieplanning of heeft niet iedereen zijn vakantie aangevraagd, informeer u werknemers nog naar de mogelijkheden. Hoeveel aaneengesloten vakantiedagen kan men nog opnemen? Welke periode is er nog beschikbaar? Werknemers kunnen vooraf rekening houden met de vakantieduur bij het boeken van een vakantie. Dit voorkomt teleurstellingen.
2. Verplichting accorderen vakantieaanvraag: De werkgever moet zich wat betreft de vakantie van de werknemer houden aan de wensen van de werknemer, zo schrijft de wet voor. Als u als werkgever zwaarwegend bedrijfsbelang heeft, dan zou u de aanvraag kunnen weigeren. Dit moet binnen twee weken na indiening van het verzoek. Na het verstrijken van deze termijn, is de vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer vastgesteld.
3. De werkgever moet er wel voor zorgen dat een werknemer, als hij dat wil in een jaar ministens twee aaneengesloten weken vakantie kan opnemen. 

Reizen naar het buitenland

Helaas hebben we nog steeds te maken met risicogebieden als we naar het buitenland gaan. In sommige gevallen moet men in quarantaine gaan bij terugkomst. In de praktijk blijkt niet iedereen zich hieraan te houden. Het kabinet heeft daarom een wetsvoorstel ingediend dat mensen die uit een hoog risicogebied (code oranje) komen verplicht worden om in quarantaine te gaan. Die quarantaine duurt tien dagen, maar kan worden verkort als men na vijf dagen quarantaine negatief test op het coronavirus.
Wat houdt kort het voorstel in:

1. Verplichte quarantaine: reizigers moeten als zij naar Nederland komen een verklaring bij zich hebben waarin reis-en contactgegevens staan en zijn zelf verantwoordelijk voor een geschikte quarantaine-accommodatie. Bij overtreding kan het leiden tot in ieder geval een bestuurlijke boete van € 435,- of een last van dwangsom afhankelijk van de situatie.
2. De verplichting om over een negatieve testuitslag te beschikken als je met eigen vervoer naar Nederland reist uit hoog risicogebieden. Je kunt bij binnenkomst (met auto) gecontroleerd worden op bezit van een negatieve testuitslag. Als je per boot, trein of bus binnenkomst dan kun je gecontroleerd worden door de vervoerder. 

Wat betekent dit voor mijn werknemer?
Als werknemers dus op vakantie gaan naar een oranje gebied, kunnen zij, tenzij de mogelijkheid hebben om thuis te werken, minimaal vijf en maximaal 10 dagen niet werken nadat ze van vakantie zijn teruggekeerd. De vraag is dan, wie draait op voor deze extra vrije dagen? Om discussie hierover te voorkomen, is het goed om de medewerkers ruim van te voren duidelijk te maken welke regels gelden. Moeten werknemers extra vakantiedagen opnemen? Of wat als ze naar een geel gebied gaan en dat tijdens de vakantie oranje wordt? Als werknemers vooraf weten wat de consequenties zijn, dan staat de werkgever vele malen sterker in een discussie over wie voor de quarantainetijd opdraait. Werknemer kiest er in dat geval namelijk zelf voor om het risico te nemen. 

Ziek zijn tijdens de vakantie:

Een werknemer die ziek wordt tijdens zijn vakantie, moet dat zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur melden bij de werkgever (eventueel ook bij de arbodienst). Een werknemer moet een adres en/of telefoonnummer doorgeven waarop u hem kunt bereiken. In zijn vakantieplaats moet de werknemer zich onder behandeling van een arts stellen en hiervan bewijzen bewaren. Bijvoorbeeld de documentatie over de diagnose, het advies dat hij heeft gekregen en de verwachte ziekteduur. De werknemer neemt zo snel mogelijk weer contact met u op als hij weer in Nederland is, zodat u hem kunt laten oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. 

Tip:

Informeer u medewerkers schriftelijk over het beleid bij reizen naar het buitenland en over het verzuimprotocol tijdens vakantie. Kunnen wij u helpen met het opstellen van een “vakantiebeleid”, of heeft een andere vragen over dit onderwerp. Neem gerust contact met ons op!