Tips voor het voeren van een beoordelingsgesprek!

November en december zijn de maanden van de beoordelingsgesprekken. Beoordelingsgesprekken gaan over het functioneren van een werknemer over het afgelopen jaar. Hieraan kunnen consequenties worden verbonden, bijvoorbeeld promotie, toekennen van een bonus of salarisverhoging. Voor sommige werknemers pakt de beoordeling helemaal niet goed uit, wat kan leiden tot overplaatsing, terugzetten in een andere functie of zelfs ontslag.

Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken kunnen formeel onderdeel uitmaken van het personeelsbeleid, zoals vastgelegd in de cao of het personeelshandboek. Ook wanneer er niets is vastgelegd in uw (familie)bedrijf, is het raadzaam deze gesprekken te voeren. Het beoordelingsgesprek is een prima instrument om personeelskwesties aan te pakken.

Voor u als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Uw meest waardevolle krachten kunt u formeel prijzen en werknemers die onder de maat blijven stuurt u aan.

Aan de hand van eerdere afspraken uit de jaargesprekken/functioneringsgesprekken  weten leidinggevende en werknemers wat er goed gegaan is of wat niet. Zo weet de werknemer vooraf waar op beoordeeld gaat worden. Een leidinggevende heeft de basis voor een beoordeling al gelegd en kan hierop reflecteren.

De voorbereiding:

• Gebruik de input van de functioneringsgesprekken/jaargesprekken.
• Zorg voor voldoende feiten die u kunt gebruiken ter onderbouwing van de beoordeling:
  • - Input van de functioneringsgesprekken/jaargesprekken;
  • - Functieomschrijving;
  • - Eventuele eerder verslagen, zo kunt u zien hoe uw medewerker zich ontwikkeld;
  • - Input van collega’s, klanten, managers.
• Denk goed na over hoe u de boodschap overbrengt en zorg voor toelichting/onderbouwing.
• Stuur de medewerker minimaal twee weken van tevoren een agenda verzoek, dan komt het beoordelingsgesprek niet als een verrassing.
• Stuur het beoordelingsformulier (blanco format) ook mee naar de werknemer, zodat de werknemer zich kan voorbereiden op de onderwerpen.

Het gesprek:

• Maak gebruik van een beoordelingsformulier*.
• Creëer een prettige sfeer, zorg dat de werknemer zich op zijn/haar gemak voelt. Neem de tijd en kies voor een rustige ruimte of omgeving.
• Geef duidelijk aan dat er een verband bestaat tussen de beoordeling en het salaris of eventuele bonus.
• Volg het beoordelingsformulier, voeg geen nieuwe items toe. Dit is onaangenaam voor de werknemer en kan zorgen voor een onprettige sfeer.
• Ondanks dat dit een beoordelingsgesprek betreft, sta ook open voor feedback van uw werknemer. Gebruik zijn/haar feedback om de organisatie of uw rol als manager te verbeteren.
• Afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling kan er een blije of teleurgestelde medewerker tegenover u zitten. Biedt de werknemer de mogelijkheid een reactie te geven, maar blijf wel bij uw standpunt. Het doel van het gesprek is namelijk het overbrengen van uw eindoordeel, dat zorgvuldig is onderbouwd.
• Maak een verslag van het beoordelingsgesprek en laat dit door beide partijen voor akkoord ondertekenen.

Wat te doen bij een slechte beoordeling:

• Zorg voor een goede dossiervorming.
• Voer frequent functioneringsgesprekken.
• Maak verslaglegging van de functioneringsgesprekken en evalueer de gemaakte afspraken.
• Geef concreet met voorbeelden aan wat er fout is gegaan en wat je verwacht van de werknemer, laat de werknemer ook met verbetermogelijkheden komen.
• Wellicht is er sprake van ontslag, voer een extra beoordelingsgesprek. Geef in het gesprek duidelijk aan wat de reden is voor een extra beoordeling en meld ook de mogelijke consequenties, bij het uitblijven van verbetering van het functioneren.

Heeft u hulp nodig bij de voorbereiding of vindt u het prettig als wij aansluiten bij het beoordelingsgesprek? Neem dan contact op met een van onze HRM adviseurs.

*format beoordelingsformulier is op te vragen bij de HRM-adviseurs.