De keuze van de juiste ERP softwareoplossing is de sleutel tot succes. Maar wat is ERP nu eigenlijk precies? Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat gebruik maakt van een gecentraliseerde database die alle benodigde gegevens bevat om de administratieve verwerking van de verschillende bedrijfsprocessen te optimaliseren. Kortom: Een ERP-systeem automatiseert bedrijfsprocessen over de afdelingen heen op basis van gedeelde informatie. 

Met een goede implementatie bespaar je tijd, energie en geld. Creëer je de nodige ruggengraat en inzichten voor een optimale administratieve afhandeling. Hierdoor zal niet alleen de klantentevredenheid, maar ook de tevredenheid van de eigen medewerkers en de samenhang tussen de verschillende afdelingen sterk toenemen. De meeste systemen zijn modulair opgebouwd en afhankelijk van de noodzaak kan men de gewenste modules activeren en uitrollen. De zoektocht naar de meeste geschikte ERP-oplossing is dan ook een cruciale beslissing in de toekomst van uw bedrijf, zeker in een groeifase. Een stappenplan zet u op weg om de juiste keuze te maken. In deze blog de eerste drie stappen. In een volgend blog komen de stappen 4 tot en met 6 aan bod. 

Stap 1: Bepaal welke bestaande en nieuwe processen er minimaal dienen opgenomen te worden

Maak een overzichtslijst met alle bestaande processen en acties die vandaag plaatsvinden. Maak daarna gebruik van de MoSCoW-methode om al deze processen te classificeren. Motiveer in een bijkomende kolom ook uw keuze. Voor optimalisaties en nieuwe processen maak je gebruik van drie extra kolommen. De eerste kolom bevat een korte beschrijving van het gewenste resultaat. De tweede kolom een inschatting van de impact op de huidige werking. En tot slot een kolom met de voordelen/winst die u hiermee wenst te bereiken. Voorzie dit minimaal voor alle regels aangeduid als “must have”. 

M - must haves:              deze eisen (requirements) moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is het product niet bruikbaar

S - should haves:             deze eisen zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar

C - could haves:               deze eisen zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is

W - would haves:            deze eisen zullen waarschijnlijk in dit project niet aan bod komen maar kunnen in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn. Ze worden daarom ook wel eens aangeduid als "won't haves".

Indien er twijfel is tussen twee classificaties neem je de minst belangrijke. 

Stap 2: Breng in kaart wie welke functionaliteiten zal gebruiken en uitrollen

Maak een overzicht van alle huidige en toekomstige gebruikers van het systeem. Probeer deze in te delen in groepen/profielen. Noteer bij elke groep/profiel over welke functionaliteiten deze moeten kunnen beschikken en beschrijf ook welke zaken ze zeker niet mogen. Kies voor elke groep/profiel minimaal één spilfiguur (key-user) die gedurende de implementatie de vertegenwoordiger zal zijn van deze groep. Deze gebruikers zullen actief betrokken worden gedurende de verschillende fases van het project. Tijdens de ingebruikname en na het project zullen zij ook het eerste aanspreekpunt worden. Een medewerker kan sleutelfiguur zijn voor meerdere groepen, maar zeker niet voor allemaal. Idealiter is er minimaal ook één iemand die overkoepelend het project zal opvolgen en ondersteunen. Pols alvast voorzichtig eens bij deze personen naar de bereidheid en haalbaarheid om deze taak op zich te nemen.  

Stap 3: Bepaal de doorlooptijd en periode van het project

Het doel is om uw investering zo spoedig mogelijk om te zetten in rendement, met een zo laag mogelijk risico. Probeer de doorlooptijd dus zo kort mogelijk te houden, zeker in een groeiende onderneming. Het is de tijdsbesteding van de key-users die de bepalende factor zal zijn voor de doorlooptijd van de implementatie. Noteer per key-user hoeveel tijd er minimaal per week kan vrijgemaakt worden. Noteer ook eventuele afwezigheden door vakantie, beurzen, opleidingen of andere verplichtingen.

Probeer op basis van deze gegevens een periode af te bakenen waarin het project dient te passen.

Er zijn in theorie twee implementatiestrategieën voor een ERP-implementatie. De strategie van de alles-in-eens ("big bang") of een gefaseerde aanpak. Uiteraard is dit afhankelijk van de situatie, maar voor een groeiend bedrijf is een gefaseerde uitrol of een combinatie van beide meestal de beste optie. Mijn aanbeveling is om te starten met alle “must haves” en eventueel aan te vullen met een aantal “should haves” die de meeste winst opleveren.  

In deel twee van deze blog komen de stappen 4 tot en met 6 aan bod:

Stap 4: Bepaal uw investering

Stap 5: Zoek de juiste oplossing en partner

Stap 6: Zet de eerste stap in de juiste richting 

Bent u op zoek naar advies en ondersteuning bij uw keuze van de juiste ERP software? Neem dan gerust contact met ons op! Wij helpen u graag met de kennis en ervaring die wij ook dat gebied in huis hebben.