Veel werkgevers ondernemen stappen om het coronavirus binnen de organisatie te beperken. Cruciaal hierbij is ervoor te zorgen dat de medewerkers snel over de juiste informatie beschikken, ook als ze niet direct achter hun laptop zitten, maar bijvoorbeeld rondlopen in een supermarkt, bouwplaats of bijvoorbeeld de winkel.
Voor elke organisatie is op dit moment naast de financiële kant, de gezondheid van de medewerkers prioriteit, of zou het moeten zijn. Belangrijk is dat er regelmatig en helder gecommuniceerd wordt naar de werknemers om de coronavirus- gerelateerde risico’s binnen de organisatie te verminderen.
Veel werkgevers ondernemen stappen om het coronavirus binnen de organisatie te beperken. Cruciaal hierbij is ervoor te zorgen dat de medewerkers snel over de juiste informatie beschikken, ook als ze niet direct achter hun laptop zitten, maar bijvoorbeeld rondlopen in een supermarkt, bouwplaats of bijvoorbeeld de winkel.
Voor elke organisatie is op dit moment naast de financiële kant, de gezondheid van de medewerkers prioriteit, of zou het moeten zijn. Belangrijk is dat er regelmatig en helder gecommuniceerd wordt naar de werknemers om de coronavirus- gerelateerde risico’s binnen de organisatie te verminderen.
Werknemers kunnen geïnformeerd worden via een nieuwsbrief, e-mail of app. Dit schept vertrouwen, minimaliseert angst, en zorgt er voor dat medewerkers de juiste beslissingen nemen, in tijden van crisis.
Hieronder een aantal tips:
Op 12 maart 2020 heeft het kabinet extra maatregelen genomen met betrekking tot het coronavirus. Een van deze maatregelen is het zoveel mogelijk thuiswerken door werknemers. Dit is natuurlijk niet geschikt voor elke functie, als werkgever is het goed om te inventariseren voor wie dit mogelijk is.
Als met de betreffende medewerker besproken is dat er thuis wordt gewerkt, zal er een inventarisatie moeten plaatsvinden om te kijken welke faciliteiten en benodigdheden er moeten zijn om daadwerkelijk thuis te werken.
Bovenstaande hebben de meeste van jullie al toegepast. Wij willen jullie nog attenderen op de volgende zaken:
1. De werkgever draagt ten eerste zorg voor en voert beleid dat is gericht op goede arbeidsomstandigheden. Hieronder valt ook het thuiswerken (plaats onafhankelijke arbeid). Hier geldt ook een verplicht arbo-regime, een thuiswerkplek moet aan bepaalde eisen voldoen. Voor de inrichting van de werkruimte gelden de volgende eisen:
Het is goed om de werknemers informatie mee te geven om zoveel mogelijk te voldoen aan de arboregels. Je kunt daarbij denken aan: verzoek om te werken aan een kantoorwerkplek met een instelbare stoel en een instelbaar bureau, bij telefonisch contact de werknemer gebruik te laten maken van een koptelefoon, zittend en staand werken af te wisselen bij voorkeur om het half uur. Onze HR-adviseurs kunnen op verzoek de richtlijnen hiervoor verstrekken.
2. Het is goed om afspraken omtrent thuiswerken op te stellen, niet voor iedereen is het gebruikelijk om thuis te werken. Je kunt hierbij denken aan:
Deze afspraken kunnen opgenomen worden in een tijdelijke (aanvullende) thuiswerkregeling, onze HR-adviseurs kunnen voor jullie een addendum opstellen. Eventueel kunnen deze afspraken ook in een mail vastgelegd worden.
3. Zoals reeds eerder vermeld mag de reiskostenvergoeding worden stopgezet zodra er geen reiskosten meer worden gemaakt. Natuurlijk kunnen wij ons voorstellen dat je als werkgever in deze situatie de werknemer alsnog de reiskosten wil betalen omdat hij/zij wellicht noodgedwongen thuis moet werken. Een werkgever kan mogelijk nog een onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen losse declaraties en vaste reiskostenvergoeding.
4. Een werkgever heeft een duidelijk instructierecht. De werkgever kan de werknemer verplichten om thuis te werken zolang dit in alle redelijkheid mogelijk is. Als werkgever dien je te zorgen voor een veilige werkplek. Afhankelijk van de situatie kan dit betekenen dat een kantoor of bedrijf moet sluiten. Dan worden werknemers ook verplicht om thuis te werken voor zover mogelijk.
5. Thuiswerken vraagt om een andere manier van vergaderen en leidinggeven. De rol van manager verandert bijvoorbeeld in die van coach (vertrouwen en loslaten) en de rol van werknemer verandert in die van ondernemer (vrijheid en verantwoordelijkheid).
6. De thuiswerkplek vergoeden, dit is mogelijk om aan de werknemer een belastingvrij bedrag uit te keren. Ook kun je ervoor kiezen om materiaal ter beschikking te stellen. In een aantal cao’s zijn hier afspraken over vastgelegd. De werkgever kan meer dan alleen de computer, een bureau en een stoel als vergoeding aanbieden. Ook communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of gebruik van de pc van de werknemer kun je als werkgever vergoeden. De belastingdienst heeft hier duidelijke richtlijnen voor. Hieronder een aantal mogelijke vergoedingen:
Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening, dan hoeft dit voordeel niet tot het loon gerekend te worden. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als de werknemer een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening kiest. De eigen bijdrage moet van het nettoloon af.
Hoe moeten we omgaan met privacy en de AVG tijdens de coronacrisis? Privacy is belangrijk, maar bestrijding van corona en het redden van levens zijn nu topprioriteit.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft de organisatie daarom meer ruimte om zich te concentreren op de bestrijding van corona. Zo krijgen organisaties waar nodig meer tijd om te reageren op vragen van de AP.
Werkgevers hebben veel vragen over corona op de werkvloer, hieronder een aantal antwoorden op de gestelde vragen:
Daarnaast waarschuwt AVG ook voor de risico’s van het thuiswerken. Nu veel mensen thuiswerken is het mogelijk dat de beveiliging minder goed op orde is dan op het werk zelf. En dat daardoor gevoelige gegevens op straat kunnen komen te liggen. Ook organisaties kunnen juist nu de dupe worden van internetcriminelen. En daardoor (imago)schade oplopen.
Met de volgende tips kan er voorkomen worden dat de gegevens over klanten, cliënten of collega’s in verkeerde handen vallen:
Meer informatie is beschikbaar op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/corona/privacy-corona
Persoonlijk, gedreven en onderscheidend. Met deze drie kernwaarden staat Van Lienden & Kooistra klaar als adviseur voor uw familiebedrijf. Een familiebedrijf is niet zomaar een bedrijf. Het is méér dan een bedrijf. Wij weten dat maar al te goed.
Alles voor familiebedrijven