Werkkostenregeling

Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling in werking getreden. De systematiek van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel is daardoor ingrijpend veranderd. 2013 is het laatste jaar waarin de werkgever kan kiezen om in plaats van de werkkostenregeling de oude regeling voor vergoedingen toe te passen. Met ingang van 2014 is de werkkostenregeling verplicht.

Uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen. Dat geldt ook als de kosten voor 100% zakelijk zijn. De werkgever kan bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die belastingvrij vergoed kunnen worden. Daarvoor geldt een budget van 1,5% van de totale fiscale loonsom van de onderneming. Het budget wordt aangeduid met de term vrije ruimte. Overschrijden de kosten de vrije ruimte, dan valt het meerdere onder een eindheffing van 80%. Eindheffing wil zeggen dat de loonheffing voor rekening van de werkgever komt en niet wordt doorbelast aan de werknemer.

Naast de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn er zogenaamde gerichte vrijstellingen. Dat zijn bepaalde kostensoorten die tot een zekere hoogte onbelast kunnen worden vergoed zonder dat dit invloed heeft op de vrije ruimte.

Bij gebruik van de werkkostenregeling moet het totale bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte uit uw financiële administratie blijken. Staat in de financiële administratie geen btw bij de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen. Verder moet u het totale bedrag aan vergoedingen in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft.