HR-gerelateerde onderwerpen


1. Hoe informeer je medewerkers

Veel werkgevers ondernemen stappen om het coronavirus binnen de organisatie te beperken. Cruciaal hierbij is ervoor te zorgen dat de medewerkers snel over de juiste informatie beschikken, ook als ze niet direct achter hun laptop zitten, maar bijvoorbeeld rondlopen in een supermarkt, bouwplaats of bijvoorbeeld de winkel.

Voor elke organisatie is op dit moment naast de financiële kant, de gezondheid van de medewerkers prioriteit, of zou het moeten zijn. Belangrijk is dat er regelmatig en helder gecommuniceerd wordt naar de werknemers om de coronavirus- gerelateerde risico’s binnen de organisatie te verminderen.

Werknemers kunnen geïnformeerd worden via een nieuwsbrief, e-mail of app. Dit schept vertrouwen, minimaliseert angst, en zorgt er voor dat medewerkers de juiste beslissingen nemen, in tijden van crisis.

Hieronder een aantal tips:

  1. Laat medewerkers weten dat je bedrijf bewust is van de ernst van de gevolgen van het coronavirus, en dat je als werkgever de situatie nauwlettend in de gaten houdt.
  2. Laat medewerkers weten waar je mee bezig bent. Het is niet nodig dat er concrete acties/plannen klaarliggen.
  3. Communiceer regelmatig, zeker wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn.
  4. Geef medewerkers de ruimte om vragen te stellen.
  5. Laat medewerkers weten hoe de verspreiding  van het coronavirus kan worden voorkomen. Informeer regelmatig dat het van belang is vaak de handen te wassen, tissues te gebruiken bij het hoesten of niezen / in de ellenboog laten niezen of hoesten, direct contact met mensen te vermijden (let op de 1,5 meter afstandsmaatregel), handdoeken in wc’s regelmatig vervangen, en contact op te nemen met de dokter bij griepsymptomen.
  6. Informeer medewerkers ook over het teruglopen van productie, verstoringen in toeleveringsketen, vertraging bij verzending, enzovoorts.
  7. Verzoek medewerkers zich bij u ziek te melden ook als ze thuis aan het werk zijn.

2. Thuiswerken

Op 12 maart 2020 heeft het kabinet extra maatregelen genomen met betrekking tot het coronavirus. Een van deze maatregelen is het zoveel mogelijk thuiswerken door werknemers. Dit is natuurlijk niet geschikt voor elke functie, als werkgever is het goed om te inventariseren voor wie dit mogelijk is.

Als met de betreffende medewerker besproken is dat er thuis wordt gewerkt, zal er een inventarisatie moeten plaatsvinden om te kijken welke faciliteiten en benodigdheden er moeten zijn om daadwerkelijk thuis te werken.

Bovenstaande hebben de meeste van jullie al toegepast. Wij willen jullie nog attenderen op de volgende zaken:

1. De werkgever draagt ten eerste zorg voor en voert beleid dat is gericht op goede arbeidsomstandigheden. Hieronder valt ook het thuiswerken (plaats onafhankelijke arbeid). Hier geldt ook een verplicht arbo-regime, een thuiswerkplek moet aan bepaalde eisen voldoen. Voor de inrichting van de werkruimte gelden de volgende eisen:

  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zoveel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of werktafel tot zijn beschikking.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor kunstverlichting aanwezig.

Het is goed om de werknemers informatie mee te geven om zoveel mogelijk te voldoen aan de arboregels. Je kunt daarbij denken aan: verzoek om te werken aan een kantoorwerkplek met een instelbare stoel en een instelbaar bureau, bij telefonisch contact de werknemer gebruik te laten maken van een koptelefoon, zittend en staand werken af te wisselen bij voorkeur om het half uur. Onze HR-adviseurs kunnen op verzoek de richtlijnen hiervoor verstrekken.

2. Het is goed om afspraken omtrent thuiswerken op te stellen, niet voor iedereen is het gebruikelijk om thuis te werken. Je kunt hierbij denken aan:

  • Dat het een tijdelijke oplossing betreft gedurende de extra maatregelen omtrent het coronavirus en dat de werknemer hier geen rechten aan kan ontlenen.
  • Hoe om te gaan met onkostenvergoeding gedurende het thuiswerken.
  • Dat de werknemer verplicht is de arboregels (zoveel mogelijk) na te leven en welke dit zijn.

Deze afspraken kunnen opgenomen worden in een tijdelijke (aanvullende) thuiswerkregeling, onze HR-adviseurs kunnen voor jullie een addendum opstellen. Eventueel kunnen deze afspraken ook in een mail vastgelegd worden.

3. Zoals reeds eerder vermeld mag de reiskostenvergoeding worden stopgezet zodra er geen reiskosten meer worden gemaakt. Natuurlijk kunnen wij ons voorstellen dat je als werkgever in deze situatie de werknemer alsnog de reiskosten wil betalen omdat hij/zij wellicht noodgedwongen thuis moet werken. Een werkgever kan mogelijk nog een onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen losse declaraties en vaste reiskostenvergoeding.

  • Bij losse declaraties maakt de werknemer geen reiskosten indien de werknemer thuiswerkt. Het is dan ook logisch dat ze niet hoeven te worden vergoed.
  • Vaste onkostenvergoeding mag fiscaal gezien worden doorbetaald tijdens maximaal zes aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Bijvoorbeeld bij een periode aaneengesloten thuis werken. Als de werknemer langdurig thuis moet werken mag de werkgever de onbelaste reiskosten gedurende de lopende en de eerstvolgende maand onbelast doorbetalen. Zodra de werknemer de werkzaamheden op kantoor hervat na langdurige afwezigheid, mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding weer uitbetalen van de maand volgend op de maand waarin de werknemer weer is gaan werken.

4. Een werkgever heeft een duidelijk instructierecht. De werkgever kan de werknemer verplichten om thuis te werken zolang dit in alle redelijkheid mogelijk is. Als werkgever dien je te zorgen voor een veilige werkplek. Afhankelijk van de situatie kan dit betekenen dat een kantoor of bedrijf moet sluiten. Dan worden werknemers ook verplicht om thuis te werken voor zover mogelijk.

5. Thuiswerken vraagt om een andere manier van vergaderen en leidinggeven. De rol van manager verandert bijvoorbeeld in die van coach (vertrouwen en loslaten) en de rol van werknemer verandert in die van ondernemer (vrijheid en verantwoordelijkheid).

6. De thuiswerkplek vergoeden, dit is mogelijk om aan de werknemer een belastingvrij bedrag uit te keren. Ook kun je ervoor kiezen om materiaal ter beschikking te stellen. In een aantal cao’s zijn hier afspraken over vastgelegd. De werkgever kan meer dan alleen de computer, een bureau en een stoel als vergoeding aanbieden. Ook communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of gebruik van de pc van de werknemer kun je als werkgever vergoeden. De belastingdienst heeft hier duidelijke richtlijnen voor. Hieronder een aantal mogelijke vergoedingen:

  • Vergoeden van communicatiemiddelen: gebruikt een werknemer een communicatiemiddel voor 10% of meer zakelijk, dan mag de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Je kunt hierbij denken aan: de smartphone, het telefoonabonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Gebruikt de werknemer een eigen computer voor het thuiswerken tijdens de corona-crisis, dan mag het apparaat vergoed worden.
  • Inrichting werkplek: Elke 5 jaar mag de werkgever de werknemer € 1.815, - geven om zijn thuiswerkplek in te richten. Van dat geld kan een werknemer naar eigen inzicht bijvoorbeeld een stoel, bureau, kast en eventuele andere inrichting aanschaffen. Deze inrichting moet wel voldoen aan de arbo-eisen. Hier kan alleen gebruik van gemaakt worden als er een thuiswerkovereenkomst met de werknemer is afgesloten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer 1 dag per week thuis zal werken. Het is niet de bedoeling om de gehele werkruimte/kantoor van dit bedrag te doen. Wil de werknemer dat wel doen, dan kan hij of zij dit geld zelf van zijn/haar inkomstenbelasting aftrekken. De werkgeversvergoeding vervalt dan.
  • Materiaal ter beschikking stellen: Het is niet verplicht om de werknemer geld te geven voor de inrichting. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos ter beschikking stellen. De werknemer moet dan al het materiaal (laptop, bureau) dat ter beschikking werd gesteld weer inleveren als hij uit dienst gaat. Het is dan goed om een bruikleenovereenkomst af te sluiten.
  • Noodzakelijkheidcriterium: Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn onder WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
  1. De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
  2. De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
  3. De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.

Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening, dan hoeft dit voordeel niet tot het loon gerekend te worden. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als de werknemer een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening kiest. De eigen bijdrage moet van het nettoloon af.

3. Corona & AVG

Hoe moeten we omgaan met privacy en de AVG tijdens de coronacrisis? Privacy is belangrijk, maar bestrijding van corona en het redden van levens zijn nu topprioriteit.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft de organisatie daarom meer ruimte om zich te concentreren op de bestrijding van corona. Zo krijgen organisaties waar nodig meer tijd om te reageren op vragen van de AP.

Werkgevers hebben veel vragen over corona op de werkvloer, hieronder een aantal antwoorden op de gestelde vragen:

  1. Mag ik mijn werknemers controleren op corona?
    Als werkgever mag u uw personeel niet zelf controleren op corona. Alleen een (bedrijfs)arts mag werknemers controleren. De arts deelt de uitslag vervolgens alleen met de werknemer.
  2. Mag ik mijn werknemer vragen of hij of zij corona heeft?
    Nee, dat mag niet. Als werkgever mag u niet vragen naar de aard en oorzaak van iemands ziekte. Let op. Vertelt de werknemer uit zichzelf wat hij of zij mankeert, dan mag de werkgever deze informatie niet vastleggen of delen.

  3. Mijn werknemer is positief getest op corona. Moet ik nu iedereen inlichten die met mijn werknemer in contact is geweest?
    Nee, dit is niet aan de werkgever. Test een (bedrijfs)arts uw medewerker positief op corona? Dan geeft de arts dit door aan de GGD.

  4. Mag ik een zieke werknemer naar huis sturen?
    Ja, onder de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis mag dat.

  5. Moet mijn werknemer het aan mij melden als hij of zijn corona heeft?
    Nee, de medewerker hoeft de werkgever niet te informeren over de aard en oorzaak van de ziekte. Natuurlijk mag de werknemer dit wel vrijwillig vertellen.

  6. Mag ik een werknemer vragen om zijn of haar gezondheid te checken?
    Ja, je mag van de werknemer verlangen om zijn of haar gezondheid scherp in de gaten te houden. Zeker als de werknemer niet thuis aan het werk is.

  7. Mag ik een werknemer vragen om contact op te nemen met een arts?
    Je mag de werknemer altijd vragen om contact op te nemen met de bedrijfsarts, arbodienst of huisarts voor controle.

Daarnaast waarschuwt AVG ook voor de risico’s van het thuiswerken. Nu veel mensen thuiswerken is het mogelijk dat de beveiliging minder goed op orde is dan op het werk zelf. En dat daardoor gevoelige gegevens op straat kunnen komen te liggen. Ook organisaties kunnen juist nu de dupe worden van internetcriminelen. En daardoor (imago)schade oplopen.

Met de volgende tips kan er voorkomen worden dat de gegevens over klanten, cliënten of collega’s in verkeerde handen vallen:

  1. Werk in een beveiligde omgeving.
  2. Bescherm gevoelige documenten.
  3. Wees voorzichtig met het gebruik van (video)chatdiensten.
  4. Let op phishingsmails.

Meer informatie is beschikbaar op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/corona/privacy-corona

 

Neem direct contact op